Exit-Kommunikation & Offboarding-Texte: Der letzte Schlag vor der Tür

Der Moment, in dem jemand kündigt, ist wie ein Stromschlag. Entweder leitest du ihn ab – oder er trifft dein Team, deine Kundschaft, dein Standing. Exit-Kommunikation ist kein netter Akt. ES ist der finale Power-Move. Machst du ihn falsch, brennt deine Marke. Machst du ihn richtig, klatscht selbst der Ex-Mitarbeiter Beifall.

Warum 90 % der Firmen beim Abschied verkacken

HR kümmert sich ums Einstellen, Marketing ums Anwerben, der GF ums Zahlenwerk. Offboarding? „Läuft schon.“ Bullshit. Der Gehende trägt deine Story raus. Jede versteckte Info, jedes schlechte Wort im Teams-Chat, jede Copy-Paste-Abschiedsmail wird kopiert, geshared, zerlegt.

Drei Sekunden Aufwand, drei Jahre Nachhall.

Die drei Lügen, die du dir einredest

1. „Der Kollege will doch nur weg.“
   Nein. Er will würdig gehen – und hat keine Ahnung, wie.
2.  „Interne Kommunikation bleibt intern.“
   Bis jemand Screenshots macht. Dann ist sie es nicht mehr.
3.  „Eine Standard-Mail reicht völlig.“
   Eine Standard-Mail sagt nur: „Du bist austauschbar.“

Chaos, Kosten, Kündigungswelle – der Domino-Effekt

Stell dir vor, ein Kunde kündigt – und du schickst nicht mal ein Wort. Genau das passiert, wenn Mitarbeitende gehen und Stille folgt. Der Domino fällt in vier Runden.

1. Rechtsrisiko: Arbeitszeugnisse, Abfindungen, Datenschutz

Kein klarer Text, keine klare Linie. Der Ex behauptet, keine Abfindung erhalten zu haben. Das Arbeitszeugnis enthält Formulierungen, die vor Gericht einknicken. Die IT löscht Mails zu früh und zerstört Beweise. Kosten: 5.000 bis 150.000 Euro pro Fall. Lustig, oder?

2. Image-Schaden: Kununu & Co. kotzen alles aus

Ein ehemaliger Entwickler schreibt: „Habe drei Wochen vor Kündigung nichts mehr gehört.“ Die Bewertung bleibt drei Jahre online. Jeder neue Kandidat liest sie, jeder Kunde auch.

3. Rest-Team: Motivation sinkt, Fluktuation steigt

Die Hälfte der Kolleg:innen fragt sich: „Wenn die mit ihr so umgehen, wie geht’s dann mit mir?“ Die nächsten fünf Kündigungen folgen innerhalb von sechs Monaten.

4. Knowledge Drain: Wissen verpufft

Projektdetails liegen nur im Kopf des Gehenden. Kein Übergabeprotokoll, kein Wiki-Eintrag. Die Nachfolgerin braucht acht Wochen, um auf dem gleichen Stand zu sein. Umsatzverlust: messbar, vermeidbar, trotzdem passiert.

Echte Abstürze und glatte Landungen

Crash A – Der Heimliche
Senior Sales kündigt Freitag 16:00 Uhr. Die GF schweigt. Montag fragen alle: „Wo bleibt der Kollege?“ Gerüchte: Burnout, Abwerbung, Streit. Die Stimmung kippt. Drei Monate später verlässt die komplette Sales-Crew den Standort.

Crash B – Copy-Paste-Hölle
Eine IT-Firma verschickt dieselbe Abschiedsmail seit 2017. Die Mail beginnt mit: „Wir bedanken uns für die geleistete Arbeit…“ Kein Name, kein Projekt, kein Herz. Ehemalige posten die Mail auf Reddit – 400 Upvotes, 120 Kommentare, Shitstorm garantiert.

Landung C – Plainrebels-Kunde
40-köpfiges E-Commerce-Startup nutzt unseren Klartext-Leitfaden. Kündigung eines Teamleads wird transparent kommuniziert, mit konkretem Danke für Projekt X, konkreter Übergabe und konkretem Ansprechpartner. Alumni-WhatsApp bleibt aktiv. Drei ehemalige Mitarbeitende kommen später als Freelancer zurück – auf Retainer-Verträge.

Klartext statt Kuschelkurs

Exit-Kommunikation ist kein Hexenwerk. Sondern ein Prozess mit klaren Stationen und klaren Texten. Kein „Moving forward“, kein „Synergie“, kein Blabla. Hier die Bausteine.

1. Der Drei-Satz-Grundriss

Satz 1: Name, Tätigkeit, Zeitraum.
Satz 2: Konkrete Leistung oder Projekt.
Satz 3: Wunsch für die Zukunft + Kontakt für Übergabe.

Beispiel:
„Lisa war 28 Monate unser Lead UX. Sie hat den Checkout neu gebaut und damit die Conversion um 17 % erhöht. Ab 01.08. übernimmt Max ihre Inbox max@firma.de für alle Fragen.“

2. Kanäle & Timing

Intern:
– Sofortnachricht an das Team (Slack/Teams)
– Ergänzende Mail mit Details
– Kalendereintrag „Handover-Meeting“

Extern:
– Kunden-Betreuung: persönliche Mail vom Vorgesetzten
– Social Media: nur, wenn der Mitarbeitende ein öffentliches Profil hat und einverstanden ist

3. Rechtliche Sicherheit in zwei Zeilen

„Alle offenen Themen regeln wir gemäß Arbeitsvertrag und Datenschutzrichtlinie. Bei Fragen wendet euch an hr@firma.de.“
Fertig. Mehr braucht es nicht, weil der Rest im Leitfaden steht.

Checklisten und Templates zum Klauen

Plainrebels liefert keine Beratung mit Powerpoint. Wir liefern Textbausteine, die du sofort benutzen kannst.

1. Die 7-Punkte-Exit-Checkliste

1. Kündigung schriftlich bestätigen
2. IT-Zugangsdatum festlegen
3. Übergabegespräch planen
4. Arbeitszeugnis formulieren
5. Interne Kommunikation vorbereiten
6. Externe Kommunikation prüfen
7. Alumni-Kontakt pflegen

2. Drei Templates zum Kopieren

Template A – Interne Kurznachricht
„Hi Team, heute Mittag verabschieden wir uns von Jan. Er hat in 22 Monaten unsere Logistik-Schnittstelle komplett neu aufgesetzt. Danke dafür! Ab morgen findest du alle Infos im Wiki unter /log-v2. Fragen bitte an Anna. Jan, alles Gute und bis zum Alumni-Meetup!“

Template B – Kunden-Mail
„Liebe Kundin, ab 15.09. übernimmt Sarah den Support für dein Projekt. Jan, den du bisher kanntest, verlässt uns auf eigenen Wunsch. Die Übergabe ist abgeschlossen, deine Historie bleibt erhalten. Bei Rückfragen antwortet Sarah in < 24 h.“

Template C – LinkedIn-Post (optional)
„Wir verabschieden uns von Jan – danke für 22 Monate voller Code und Kekse. Ab jetzt wird er unsere Logistik-Schnittstelle als Freelancer weiterbetreuen. Win-win. #AlumniLove“

3. Leitfaden „Exit in 48 Stunden“

Ein PDF, eine Seite, keine Grafik. Schritt für Schritt, mit Zeitangaben und Verantwortlichen. Download unter plainrebels.com/exit-leitfaden – kostenlos, keine Mail-Adresse nötig.

Warum Plainrebels die einzige Bude ist, die’s richtig macht

Im DACH-Raum reden alle über Employer Branding, Onboarding-Events und Benefits. Keiner redet über den Moment, in dem jemand geht. Genau da schlagen wir zu. Unsere Texte sind nicht nett, sie sind nützlich. Kein „Moving forward“, kein „Synergie“, sondern „Was passiert jetzt konkret?“

Wir sind keine Agentur, die Stunden abrechnet. Wir sind eine Text-Manufaktur, die Vorlagen liefert. HR-Teams laden sie runter, passen sie an, sind in 30 Minuten fertig. Das spart Geld, Nerven und Anwälte. Und weil wir kein Bla-Bla liefern, sondern klare Anweisungen, sind wir die Einzigen in diesem Feld. Punkt.

Letzter Eindruck zählt doppelt

Wenn du dich nicht um den Ausgang kümmerst, kümmern sich andere – und erzählen ihre Version. Exit-Kommunikation ist kein HR-Spielchen, sondern Chefsache. Es schützt deine Reputation, senkt Kosten und bewahrt Netzwerke. Mit klaren Worten, klaren Prozessen und klaren Templates gewinnst du auch dann, wenn jemand die Tür hinter sich schließt.

Jens Röge

Texter, Klartext-Lieferant & Gründer von Plain Rebels.
Seit über 10 Jahren im Spiel – spezialisiert auf B2B, Markenkommunikation, Social Media und den ganzen Tech-Kram, den andere nicht verständlich kriegen.

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